Terna Net, prelaciones y autogestión de estudiantes

AYUDA DE TERNA NET: https://ayuda.terna.net/

Referencias Terna Net: https://terna.net/historia

Resumen de la reunión (NotebookLM):

Minuta Detallada de la Reunión: Propuestas para la Optimización de la Gestión Académica y de Inscripciones

Fecha: 23 de junio de 2025 (aproximadamente, basada en la referencia «GMT20250623-174933»)

Participantes Claves:

Douglas Chacón: VRA Responsable de la oferta académica.
Vicerrector Ángel Liendo: Nuevo Vicerrector Académico.
Profesora Mireya: Participante en la discusión de asesoría a estudiantes.
Profesora Trina Gamez: Profesora, involucrada en la gestión manual de datos.
Coordinador Camilo Malavé: Participante en la discusión de procesos de inscripción.
Pierre García Barre: Vicerrector de Tecnología, administrador técnico de sistemas, Ternanet.
Nagib Zoghbi: Representante de Ternanet, experto en el sistema.
David Rodríguez VRT: Colaborador interno, posiblemente de tecnología o gestión.

1. Temas Principales y Puntos Clave

La reunión giró en torno a la optimización de los procesos de gestión académica y de inscripción utilizando la plataforma Ternanet, así como la autonomía de los estudiantes en su proceso educativo. Se identificaron desafíos relacionados con la elaboración de la oferta académica, la asesoría a estudiantes irregulares y la necesidad de mejorar el acceso y la explotación de datos dentro del sistema.

2. Puntos Discutidos y Acuerdos/Acciones

2.1. Elaboración de la Oferta Académica y Acceso a Datos (Douglas, Trina, Nayib, Pier, David)

Inquietud Central: Douglas explicó la necesidad de visualizar la cantidad de estudiantes que podrían cursar unidades curriculares específicas para planificar la oferta académica 2026 (20261, 2026 intensivo/verano y 20262). Actualmente, pueden ver la información por estudiante individual, pero no las cantidades agregadas para determinar la apertura de secciones.

Desafío Actual (Douglas): «Yo dentro de Terna Net, yo puedo saber de forma individual cuáles son los estudiantes que pueden ver ciertas unidades curriculares… pero yo me gustaría visualizar en cantidades cuáles son esa cantidad de estudiantes que pudieran ver, por ejemplo, fundamento a la luz de color… Para yo tener a nivel esas cantidades, cuáles son las posibles unidades, perdón, secciones que voy a aperturar allí.»
Impacto: La presencia de estudiantes rezagados con materias pendientes («una unidad curricular, con dos, con tres») afecta la precisión de las estadísticas manuales para la apertura de secciones.
Solución Propuesta por Nagib (Ternanet): Nayib sugiere el uso de la función de «predemanda» en Ternanet, que estima el peor escenario de estudiantes (aprobados y reprobados).
Momento Óptimo: La predemanda debe ejecutarse al cierre del lapso académico, una vez que el «histórico» (notas definitivas) esté generado. «El mejor momento para correrlo sería eh al cierre del lapso académico y después entonces pueden exportar toda la predemanda».
Funcionamiento: El sistema realiza una simulación de inscripción basándose en el lapso nuevo y anterior, y luego reporta totales.
Limitación de Estimación Manual (Nagib): El sistema no estima con notas parciales (ej. 60% evaluado). «el sistema calcula con nota definitiva… el sistema no hace una estimación en base al porcentaje evaluado».
Situación Actual de Facultad (Trina): «Nosotros hicimos un formato porque de verdad Terna Net no lo está dando, no nos lo está dando y lo estamos haciendo manual, es decir, manualmente estamos sacando la estadística de la de los estudiantes por unidad. curricular.» Esta data manual permite identificar unidades a cerrar o secciones a abrir.
Oferta de Nayib para Acceso a Data: «Nosotros le damos acceso y eso lo tiene y una vez les dio a las claves para que ingresaran, a la base de datos directa… La mayoría de las instituciones hacen, utilizan la data que tienen net y hacen reportes o consultas de acuerdo a los requerimientos específicos que tenga la institución y para eso es el acceso a la base de datos.»
Problema de Acceso (Facultad): La facultad no tiene acceso directo y debe solicitar información al control de estudio. «Yo siento que a Facultad nos deberían dar un nuevo acceso porque a veces lo tenemos que buscar en control de estudio, esa información que para nosotros es importante».
Responsabilidad de Permisos: Los permisos los da el administrador del sistema (Pierre/Nagib) a solicitud del vicerrector de tecnología al vicerrectorado académico. «Esos esos permisos los damos nosotros, Pier y Ney esos permisos los damos nosotros siempre y cuando nosotros no nos comuniquen cuál es la permisología vía correo y listo, nosotros activamos al usuario que lo esté solicitando.»
Análisis de Costo-Beneficio (Nagib): Nayib considera que para el volumen de estudiantes de la institución («a lo zoom abren una sola sección»), el proceso de predemanda podría ser «mucho trabajo». Sugiere enfocarse en el rendimiento histórico para identificar materias con baja demanda («acústica ambiental y control de ruido con dos inscritos. Eso normalmente son costos muy altos para para la institución»).
Acuerdo/Acción:David/Interno: Se acuerda que David preparará consultas SQL para extraer la data directamente de la base de datos de Ternanet, según los requerimientos de la facultad. «David ahí, bueno, David, tú sabes cómo hacerlo y Y bueno, tener eso ya preparado con consulta».
Vicerrectorado Académico: Solicitará formalmente los permisos adicionales necesarios a Pier (Vicerrector de Tecnología) y al administrador del sistema para que el personal de la facultad tenga acceso directo a las consultas y reportes sin depender de gestión interna. «que nos lo nos lo informen y nosotros se lo damos.»
Pierre (Vicerrector de Tecnología): Asegurará que los permisos otorgados sean de «solo consulta» para proteger la información. «Nosotros solo es consulta… No, no consultan.»

2.2. Proceso de Inscripción y Autonomía del Estudiante (Camilo, Nayib, Douglas, Ángel, Mireya)

Inquietud Central: Camilo expone el problema del proceso de inscripción de estudiantes «irregulares» (con materias dispersas), que requiere asesoría manual extensa (30-40 minutos por estudiante) para revisar el historial y las prelaciones. Busca automatizar este proceso.

Desafío Actual (Camilo): «Cuando son estudiantes que nosotros llamamos eh irregulares, es decir, que tienen unidades curriculares dispersas en los diferentes semestres, e nosotros tenemos que asesorarlos manualmente… esto nos quita a veces hasta 40 minutos ateniendo muchachos… eso debería ser un proceso automático».
Visión Ideal (Camilo): «en control de estudio colocan la cédula y aparecen ya las unidades curriculares que debe estudiar el estudiante indistintamente si es un estudiante por bloque o un estudiante regular.»
Respuesta de Nagib (Ternanet): El sistema Ternanet está diseñado para la autoinscripción del estudiante, gestionando automáticamente las prelaciones y mostrando las opciones disponibles. «el sistema Ternanet tiene una forma que es como la la cual fue diseñada para ser eficiente y la forma en que se maneja es que el mismo estudiante seleccione sus secciones y sus materias.»
Beneficios: Permite a los estudiantes seleccionar materias y secciones, conciliar pagos y ver lo que deben.
Experiencia en otras instituciones: «Tenemos instituciones de casi, bueno, ya 20,000 estudiantes y básicamente se podrán imaginar si se pusieran a inscribir ellos a mano.»
Filosofía del Sistema: El sistema promueve la libertad del estudiante en su elección, basada en la oferta y las prelaciones. «Este sistema está hecho para que los estudiantes tengan libertad.»
Acuerdo/Acción (Ángel, Douglas, Camilo, Mireya):Instructivo de Autoinscripción: Se elaborará un instructivo claro para los estudiantes sobre cómo realizar su autoinscripción en Ternanet. «hacer hacer un instructivo para el estudiante. ¿Cómo hacer él para él mismo hacer su proceso de de inscripción?»
Apoyo de Ternanet: Nagib ofreció recursos de ayuda ya existentes en Ayuda.net para apoyar la creación de este instructivo. «Nosotros tenemos una ayuda eh en ayuda.net, que se pueden también apoyar allí.»
Cambio de Enfoque en Asesoría: La asesoría pasará de ser un proceso manual de inscripción a una orientación sobre cómo usar la herramienta y empoderar al estudiante. «la asesoría sea la auto la autoinscripción del del muchacho, ayudarlo. cómo se va a meter, no sentarse con él a a estar haciéndole el trabajo.»
Filosofía Andragógica: Se refuerza la idea de la autogestión y autonomía del estudiante. «estamos bajo el sistema andragógico, no pedagógico… el estudiante es un autogestor y administrador de sus responsabilidades y de su vida, o sea, tiene autonomía».
Capacitación Interna: El personal de gestión interna, incluyendo a Camilo y Ángel, se sentará para entender el proceso de autoinscripción. «hay que sentarse también con la gente de Gestión Interna, Ángel… y y también Camilo, que esté claro dónde por dónde se va a meter el estudiante para que la asesoría sea esa».
Identificación de Vacíos: Se mencionó la posible falta de manuales de procedimiento actualizados debido a cambios de personal, lo que pudo haber contribuido a los problemas actuales.

3. Compromisos y Próximos Pasos

David: Preparar las consultas SQL para extraer la data requerida para la planificación de la oferta académica.
Vicerrectorado Académico (Ángel Liendo): Enviar un correo formal a Pier (Vicerrector de Tecnología) solicitando los permisos de consulta adicionales para el personal de la facultad.
Pier (Vicerrector de Tecnología): Otorgar los permisos de «solo consulta» una vez recibida la solicitud formal.

Facultad (Ángel, Camilo, Douglas, Mireya):Elaborar el instructivo para la autoinscripción de estudiantes, utilizando los recursos de ayuda.net de Ternanet como base.
Reunirse internamente con el personal de Gestión Interna para familiarizarse con el proceso de autoinscripción del estudiante y redefinir el rol de la asesoría.
Revisar los manuales de procedimiento internos, especialmente en áreas con cambios de personal.

4. Observaciones Finales

La reunión subraya la importancia de maximizar el uso de las funcionalidades de Ternanet para eficientizar procesos que actualmente se realizan de forma manual. Se busca empoderar a los estudiantes a través de la autogestión de sus inscripciones, alineándose con un modelo andragógico de educación. La clave para avanzar radica en la comunicación interna para la gestión de permisos y la adaptación de los procedimientos a las capacidades del sistema.convert_to_textConvertir en fuente.

Preguntas frecuentes (sacadas del audio de la reunión):

¿Cuál es el principal problema que se busca resolver en esta reunión?

El problema central que se busca resolver es la dificultad para obtener información precisa y cuantificada sobre la demanda de unidades curriculares y la cantidad de estudiantes elegibles para el próximo semestre. Actualmente, este proceso se realiza manualmente y es ineficiente, lo que dificulta la planificación de la oferta académica y la apertura de secciones.

¿Cómo se elabora actualmente la oferta académica y qué desafíos presenta?

Actualmente, la oferta académica se elabora manualmente, analizando los datos de los estudiantes para determinar cuántos podrían cursar ciertas materias. El desafío principal es que, si bien se puede ver individualmente la elegibilidad de los estudiantes, es difícil visualizar en grandes cantidades cuántos estudiantes podrían cursar una materia específica. Esto se complica aún más por el hecho de que algunos estudiantes pueden haber quedado «rezagados» con materias de semestres anteriores, afectando las estadísticas para la apertura de secciones.

¿Qué herramienta o proceso propone el sistema Ternanet para abordar este problema de planificación?

Ternanet ofrece una función llamada «predemanda» que estima el peor escenario de estudiantes (aprobados y reprobados) para una materia. Esta herramienta es más efectiva cuando se ejecuta al cierre del lapso académico, una vez que las notas definitivas se han generado y el historial del estudiante está completo. Permite simular inscripciones y generar reportes de totales de estudiantes elegibles, aunque se menciona que para el volumen de estudiantes de esta institución, podría parecer «demasiado trabajo» comparado con la práctica actual de simplemente abrir una sección.

¿Por qué la institución no utiliza completamente la función de «predemanda» de Ternanet y cómo manejan actualmente la estimación?

La institución no utiliza completamente la función de «predemanda» porque esta calcula con la nota definitiva y no con una estimación basada en el porcentaje evaluado. Actualmente, la institución realiza estimaciones manuales basadas en los «cortes» de evaluación (por ejemplo, el 60% de la carga evaluada), lo que les permite saber qué estudiantes son elegibles. También han desarrollado un formato manual para extraer estadísticas de estudiantes por unidad curricular de Eternanet, lo que les permite decidir qué unidades cerrar o cuántas secciones abrir.

¿Qué opciones existen para obtener datos más específicos de Ternanet si la interfaz no los provee directamente?

Para obtener información más específica que no está disponible directamente a través de la interfaz de Ternanet, la institución puede acceder directamente a la base de datos de Ternanet. La mayoría de las instituciones utilizan esta opción para realizar consultas y generar reportes personalizados según sus requerimientos específicos. Los accesos a la base de datos los otorga el administrador del sistema, previa solicitud por correo electrónico.

¿Cuál es la situación actual con los permisos de acceso a Ternanet y cómo se resolverá?

Algunos miembros del personal, como los decanos o coordinadores, no tienen los permisos de acceso necesarios para ver datos de estudiantes específicos por semestre o carrera directamente en Ternanet, teniendo que recurrir a otras oficinas como control de estudio. Se ha acordado que el vicerrectorado académico debe solicitar formalmente al vicerrector de tecnología las claves y permisos necesarios para los usuarios específicos, garantizando que estos permisos sean principalmente para consulta y no para modificación de datos, protegiendo así la información.

¿Cuál es el problema con el proceso de inscripción actual para estudiantes irregulares y cómo se propone optimizarlo?

Los estudiantes «irregulares» (aquellos con unidades curriculares dispersas en diferentes semestres) requieren una asesoría manual prolongada (30-40 minutos por estudiante) para revisar su historial y determinar qué materias pueden inscribir. Se propone que este proceso sea automático: que el estudiante, al ingresar sus datos en Ternanet, vea directamente las unidades curriculares disponibles para su inscripción, independientemente de si es un estudiante regular o irregular. Esto busca optimizar tiempo y recursos.

¿Cómo se alinea la visión de autogestión estudiantil con las capacidades de Ternanet y qué pasos se tomarán para implementarla?

Ternanet está diseñado para la autogestión, permitiendo que los estudiantes seleccionen sus materias y secciones directamente, realicen conciliaciones de pagos y elijan sus electivas. La institución busca reforzar esta autonomía. Se propone crear un instructivo para el estudiante sobre cómo realizar su proceso de auto-inscripción, posiblemente basándose en la ayuda existente en ayuda.net. La asesoría del personal se centrará en guiar a los estudiantes en el uso de la plataforma para su auto-inscripción, en lugar de realizar el trabajo por ellos, promoviendo un modelo andragógico de aprendizaje.convert_to_textConvertir en fuente